Gestão de Cotações V2 – Aglets ERP

Para que serve a rotina de Gestão de Cotações V2?

A rotina de Gestão de Cotações V2 é o centro de controle para todo o ciclo de vida de uma cotação no sistema Aglets. Ela foi projetada para unificar a consulta, o acompanhamento e a criação de cotações, seja de forma manual ou através de importação em lote por arquivos CSV e Excel. O objetivo é oferecer agilidade e visão completa para a equipe de vendas, permitindo um fluxo contínuo desde a negociação inicial até a geração de um pedido.

Para acessar essa tela, digite “Gestão de Cotações V2” no campo de busca no canto superior esquerdo da tela ou navegue pelo menu lateral: Vende Fácil > Vendas > Gestão de Cotações V2.

Como consultar cotações?

A tela principal apresenta uma lista de todas as cotações, com poderosos filtros para você encontrar rapidamente o que precisa.

Exibir Filtro: Clique para expandir ou ocultar o painel de filtros.
Clientes: Utilize este campo para selecionar um ou mais clientes. A consulta será filtrada para mostrar apenas as cotações dos clientes escolhidos.
Status: Filtre as cotações pelo seu estágio atual. As opções disponíveis são:
- Em negociação: Cotações que estão sendo elaboradas ou negociadas com o cliente.
- Cancelada: Cotações que não foram validadas e estão canceladas. Neste status, a cotação é apenas para visualização, sem edição.
- Em aberto: Cotações que já foram finalizadas e estão prontas para serem convertidas em pedido.
- Integração: Status para cotações que estão em processo de integração com outros sistemas ou módulos.
Consultar: Após definir os filtros desejados, clique neste botão para aplicar a busca.
Limpar Filtro: Remove todos os filtros aplicados e recarrega a lista completa de cotações.
Importar: Botão de ação principal para iniciar o processo de criação de uma nova cotação a partir de um arquivo.

Ao final da tabela, o sistema exibe o Total de resultados encontrados, ajudando na conferência dos dados.

Importar Cotação via CSV/Excel

Este é o fluxo para criar cotações em lote. Ao clicar no botão Importar, um pop-up será aberto, guiando você por três etapas principais.

Etapa 1: Upload do Arquivo

Nesta primeira tela, você deve fornecer as informações básicas para a importação.

Cliente: Campo obrigatório. Selecione na lista suspensa o cliente para o qual esta cotação será destinada. Esta informação será o cabeçalho da cotação.
Arquivo: Clique em “Escolher arquivo” para selecionar o arquivo em seu computador. O sistema aceita arquivos nos formatos CSV e Excel (.xlsx).
- Se o arquivo for CSV: Após selecioná-lo, surgirá o campo “Selecione o tipo do .CSV“. Aqui você deve informar o caractere separador utilizado no seu arquivo (ex: ponto e vírgula ; ou vírgula ,).
- Se o arquivo for Excel: O campo de separador não será exibido, pois este formato já possui uma estrutura definida.

Após preencher o cliente e selecionar o arquivo, clique em Procurar para que o sistema processe os dados.

Etapa 2: Mapeamento das Opções

Após o processamento inicial do arquivo, o sistema exibirá uma tela de configuração. Aqui é o momento mais crítico: você precisa ensinar ao sistema como interpretar as colunas do seu arquivo.

Origem: Especifique a origem dos produtos listados. O campo pode vir pré-preenchido com a loja do usuário.
Tipo pedido: Selecione o tipo de pedido (ex: Venda Padrão). Este campo é fundamental para dar sequência ao processo.
Tabela: Defina a tabela de preços que será utilizada na cotação (ex: MATRIZ 28 Dias).
Forma de pagamento: Escolha a forma de pagamento (ex: Dinheiro, Duplicata).
Condição de pagamento: Defina a condição de pagamento (ex: Depósito Antecipado, 14 dias).
Coluna em que se encontra o produto: Indique qual coluna do seu arquivo CSV/Excel contém o identificador do produto (código, referência, etc.). Ex: “Nada selecionado” até você mapear.
Chave de pesquisa: Este campo é crucial para a busca do produto no sistema. Defina qual tipo de chave será usada para localizar o produto no seu estoque. As opções incluem:
- EAN (código de barras)
- Código interno do sistema
- Referência do produto
Chave de pesquisa está entre algum caracter: Use esta opção se a chave de pesquisa no seu arquivo estiver encapsulada por caracteres especiais.
- Não: Se a chave está “limpa” na coluna.
- Entre []: Se o código estiver entre colchetes (ex: [COD123]).
- Outro: Se houver caracteres específicos, como aspas. Você poderá informar qual caractere encapsula a chave.
Coluna da quantidade: Indique qual coluna do seu arquivo contém a quantidade de cada item

Resultado da Importação e Visualização dos Produtos

Após o processamento, o sistema exibirá um resumo completo da cotação para sua validação final, com o layout mostrado na imagem.

Cabeçalho da Cotação: No topo, você pode confirmar todas as configurações feitas nas etapas anteriores: Empresa, Tipo Pedido, Tabela, Forma e Condição de Pagamento.
Lista de Produtos: Uma tabela detalhada mostra os itens importados, com as seguintes informações:
- Situação: Ícones que indicam o status de cada produto.
  - Ícone Verde: Produto encontrado e válido no sistema.
  - Ícone Amarelo ou Cancelada: Produto não encontrado ou bloqueado comercialmente. Passe o mouse ou clique para mais detalhes.
- Sequência: A ordem dos itens no arquivo.
- Produto CSV: O código ou identificador exatamente como veio no seu arquivo.
- Nosso Produto / EAN: O código correspondente encontrado no sistema Aglets.
- Preço: O valor unitário do produto calculado pela tabela selecionada.
- Total: O valor total calculado (Preço x Quantidade).
- Promoções: Se houver promoções ativas para o produto, elas serão exibidas aqui.
Botões da Tabela: Utilize os botões padrão da tabela para gerenciar a visualização dos dados.
- Copiar: Copia os dados da tabela para a área de transferência.
- CSV / Planilha: Exporta a lista de produtos para um arquivo.
- Procurar: Filtra um termo específico dentro dos resultados da tabela.
- Linhas: Controla quantos itens são exibidos por página.
Navegação: Utilize os botões Anterior e Próxima para navegar entre os itens, caso a importação tenha muitas linhas.

Ações Finais: Salvar e Gerenciar a Cotação

Após revisar todos os itens e confirmar que os dados estão corretos, você pode finalizar o processo.

Salvar Cotação: Clique neste botão para gerar a cotação no sistema. Ela será criada com o status “Em negociação” e estará disponível na lista principal da tela “Gestão de Cotações V2”.
Cancelar: Interrompe o processo de importação e retorna para a lista de cotações sem salvar nenhuma informação.

Ciclo de Vida da Cotação na Gestão V2

Com a cotação salva, você pode gerenciá-la diretamente na lista principal.

Editar (Status: Em negociação) : Enquanto a cotação estiver “Em negociação”, você pode editá-la. Ao salvar as alterações, seu status mudará automaticamente para “Em aberto”.
Continuar (Status: Em aberto) : Para cotações com status “Em aberto”, o botão “Continuar” (ou ação equivalente) estará disponível. Ao clicar, você será redirecionado para a tela de geração de pedidos, com todos os dados da cotação pré-carregados para agilizar a finalização da venda.
Visualizar (Status: Cancelada) : Cotações canceladas são abertas apenas em modo de visualização, não sendo permitidas alterações.

Mensagens de Erro e Soluções

Durante o processo de importação, algumas mensagens de alerta podem surgir. Abaixo estão as mais comuns e como resolvê-las:

“Nenhum produto encontrado”
- Causa Provável: Nenhum dos códigos informados no arquivo foi localizado no banco de dados do sistema.
- Solução: Verifique se a “Chave de pesquisa” selecionada (EAN, Código Interno, etc.) corresponde aos dados na coluna do arquivo. Confirme também se a “Coluna em que se encontra o produto” está corretamente mapeada e se os códigos existem no sistema.
“Erro ao processar o arquivo” ou problemas com delimitadores
- Causa Provável: O separador do arquivo CSV (ponto e vírgula, vírgula) não corresponde ao selecionado na tela de upload. Ou, o arquivo pode estar corrompido.
- Solução: Verifique o separador utilizado no seu arquivo CSV (abrindo-o em um editor de texto) e ajuste a opção na tela de importação. Se estiver usando Excel, garanta que a extensão é .xlsx e que o arquivo não está danificado.
“Cliente inválido ou não selecionado”
- Causa Provável: O campo cliente foi deixado em branco na primeira etapa da importação, ou o cliente selecionado está inativo.
- Solução: Certifique-se de selecionar um cliente válido e com situação ativa no sistema antes de fazer o upload do arquivo.

Em caso de dúvidas ou mais informações, entre em contato com nosso suporte.