A tela Controle de nota fiscal no sistema Aglets ERP permite acompanhar todo o faturamento da empresa. Nela, é possível acompanhar os pedidos e envios de notas fiscais emitidas com ou sem transmissão para a SEFAZ (Secretaria de Fazenda), fornecendo ao usuário uma visão completa das movimentações fiscais.
COMO ACESSAR A TELA CONTROLE DE NOTA FISCAL
No sistema da Aglets ERP, acesse Gestão comercial > Faturamento > Controle de nota fiscal, ou digite “Controle de nota fiscal” na barra de pesquisa no topo da página.
COMO LER AS INFORMAÇÕES NA TELA CONTROLE DE NOTA FISCAL
Na tela Controle de nota fiscal, antes do filtro, há duas abas que apresentam informações gerais relacionadas ao faturamento no sistema. A seguir, são descritas as informações disponíveis em cada uma delas.
A primeira aba, Informações do sistema, permite visualizar quadros com dados gerais relacionados ao faturamento no sistema. Entre os quadros exibidos, estão:
- Notas emitidas (Mês): Exibe a quantidade de notas fiscais autorizadas e emitidas no mês atual, considerando todas as empresas cadastradas no Aglets ERP. Sob esse número, é exibido o limite máximo de notas que podem ser emitidas no mês.
- Notas pendentes: Exibe a quantidade de notas fiscais com status Pendente, independentemente da data, ou seja, não há filtro por mês ou período, são consideradas todas as notas pendentes de todas as empresas cadastradas no Aglets ERP.
- Notas autorizadas: Exibe a quantidade de notas fiscais autorizadas no dia, considerando todas as empresas cadastradas no Aglets ERP.
- Tempo médio: Exibe, em minutos, o tempo médio que os pedidos levaram desde a chegada no WMS até a autorização.
- Última hora: Exibe, em minutos, o tempo médio que os pedidos levaram desde a chegada no WMS até a autorização, considerando os pedidos da última hora.
- Pedidos pendentes para faturar: Exibe a quantidade de pedidos que estão pendentes, aguardando faturamento.
- No mês: Exibe a quantidade de pedidos gerados no mês atual que permanecem aguardando faturamento.
- Última hora: Exibe a quantidade de pedidos gerados na última hora que permanecem aguardando faturamento.
A segunda aba Status dos pedidos permite visualizar quadros com dados gerais relacionados ao status do faturamento dos pedidos. Entre os quadros exibidos estão:
- Pedidos liberados para faturar: Exibe informações sobre o faturamento dos pedidos atuais, incluindo: Data da liberação do próximo pedido a ser faturado, Data da liberação do último pedido a ser faturado, Data da autorização do último pedido faturado, Tempo estimado para concluir o faturamento.
- Robô Jarvis: Exibe informações sobre o status do Robô Jarvis de faturamento, incluindo:
- Status: Exibe o status do Robô Jarvis, podendo ser Ativo ou Inativo, indicando se o faturamento está em funcionamento ou não.
- Pedidos por ciclo: Exibe a quantidade de pedidos faturados em cada ciclo de execução do Robô Jarvis.
- Instâncias rodando: Exibe a quantidade de execuções de faturamento que estão em andamento no momento.
- Última execução: Exibe a data da última execução realizada pelo Robô Jarvis.
- Status SEFAZ transmissão NFe: Exibe se a transmissão das notas fiscais eletrônicas para a SEFAZ está online, separando os ambientes Produção e Homologação.
COMO CONSULTAR AS NOTAS FISCAIS NA TELA CONTROLE DE NOTA FISCAL
Ao acessar a tela de Controle de nota fiscal, é possível consultar as notas fiscais existentes no sistema por meio do filtro disponível, que possui treze campos para auxiliar os usuários nas consultas.
- Empresa: Selecione a empresa associada à nota fiscal pela qual deseja filtrar. Inicialmente, o campo é preenchido automaticamente com a empresa utilizada pelo usuário para acessar o sistema.
- Tipo de filtro: Selecione se deseja filtrar pelo cliente ou pelo fornecedor. É importante destacar que um cliente pode também ser um fornecedor, ou seja, ele pode ter ambas as classificações simultaneamente, sendo categorizado como Ambos. Apesar de não haver uma opção Ambos no filtro, ele será exibido independentemente da opção selecionada, pois ocupa ambas as posições.
- Razão/CNPJ: Selecione os clientes ou fornecedores associados as notas fiscais pelas quais deseja filtrar.
- Chave da nota fiscal: Informe o número da chave da nota fiscal pela qual deseja filtrar. Trata-se de um código único, composto por 44 dígitos, utilizado para identificar a nota fiscal.
- N° do pedido: Informe o número do pedido associado à nota fiscal pela qual deseja filtrar.
- N° da nota fiscal: Informe o número da nota fiscal pela qual deseja filtrar.
- Série: Informe o número de série da nota fiscal pela qual deseja filtrar.
- Status do robô: Selecione o status do robô pelo qual deseja filtrar. Indica a situação do robô em relação ao processamento da nota fiscal. As opções são: Processando, Concluído, Erro, Nota cancelada, Cancelamento de nota solicitado, Operação cancelada, Cancelamento da operação solicitada, Restrito, Tranferência manual, Denegados, Duplicados e Inutilizados.
- Status do nota fiscal: Selecione o status do nota fiscal pelo qual deseja filtrar. Indica a situação da nota conforme o retorno da SEFAZ. As opções são: Pendente, Cancelado, Autorizado, Denegada, Contingência – EPEC e Substituído.
- Forma de emissão: Selecione a forma de emissão pela qual deseja filtrar. As opções são: Formata, NDD, AgletsERP, Sem transmissão, NDD Space.
- Data de início: Selecione a data inicial da qual deseja filtrar.
- Data de fim: Selecione a data final a qual deseja filtrar.
- CGO: Selecione o CGO associado à nota fiscal pela qual deseja filtrar.
Nenhum dos campos do filtro é obrigatório, permitindo que o usuário selecione apenas os campos desejados. Caso nenhum campo seja preenchido, o sistema retornará todas as opções disponíveis para o usuário.
Ao lado do filtro da tela Controle de nota fiscal, encontra-se o controlador da automação de faturamento das notas fiscais, realizado por um robô quando a opção Jarvis Nota Fiscal está ativada. Se essa opção estiver desativada, o faturamento passa a ser feito apenas de forma manual. No entanto, é possível realizar ambos os processos de forma integrada, combinando o modo automático e o manual.
Para realizar o faturamento de forma manual, selecione o pedido desejado no campo Pedidos disponíveis e, em seguida, escolha o meio de transmissão utilizando a seta ao lado do campo Processar. As opções disponíveis são:
- Sem transmissão: A nota fiscal selecionada não é enviada para a SEFAZ devido a falhas no equipamento de emissão (físico) ou outras complicações. Nesses casos, ela permanece em modo de contingência, e seu status é alterado para Contingência – EPEC.
- NDDSpace: A nota fiscal selecionada é enviada à SEFAZ, que realiza a análise e, se estiver tudo correto, retorna a autorização para emissão da nota fiscal e conclusão da venda.
Inicialmente, o filtro apresenta uma linha denominada Exibir Filtro. Ao clicar nela, todos os filtros são omitidos da página, mas reaparecem ao clicar novamente. Nessa linha, estão presentes três botões que realizam ações distintas sobre o filtro:
- 10 Linhas: Ao clicar neste botão, o usuário pode selecionar a quantidade de linhas que deseja visualizar na consulta. As opções disponíveis são: 10 Linhas, 50 Linhas, 100 Linhas, 1000 Linhas ou Todas as Linhas.
- Consultar: Ao clicar neste botão, a consulta é efetuada na página. Isso significa que todos os filtros selecionados pelo usuário serão aplicados à tabela de consulta, assim como a quantidade de linhas escolhida para visualização.
Após selecionar os filtros desejados, escolha a quantidade de linhas no campo denominado 10 linhas e clique em Consultar para realizar a consulta. A tela retornará os resultados encontrados, exibindo os seguintes dados:
- Empresa: Exibe a empresa associada à nota fiscal.
- CGO: Exibe o CGO associada à nota fiscal.
- Pedido: Exibe o número do pedido associada à nota fiscal.
- Data: Exibe a data em que a nota fiscal foi emitida e autorizada.
- Hora: Exibe a hora em que a nota fiscal foi emitida e autorizada.
- Série: Exibe o número de série associado à nota fiscal.
- Número: Exibe o número da nota fiscal.
- Chave: Exibe a chave da nota fiscal eletrônica.
- Status do robô: Exibe o o status do robô em relação ao processamento da nota fiscal. As opções são: Processando, Concluído, Erro, Nota cancelada, Cancelamento de nota solicitado, Operação cancelada, Cancelamento da operação solicitada, Restrito, Tranferência manual, Denegados, Duplicados e Inutilizados.
- Tempo de execução: Exibe o tempo em segundos que durou o processo de faturamente daquela nota fiscal pelo Robô Jarvis.
- Status da nota: Exibe o status do nota fiscal conforme o retorno da SEFAZ. As opções são: Pendente, Cancelado, Autorizado, Denegada, Contingência – EPEC e Substituído.
- Forma de transmissão: Exibe a forma de transmissão em relação ao envio da nota fiscal para a SEFAZ. As opções são: Formata, NDD, AgletsERP, Sem transmissão, NDD Space.
- CNPJ cliente: Exibe o CNPJ do cliente ou fornecedor associada à nota fiscal.
- Razão cliente: Exibe a razão social do cliente ou fornecedor associada à nota fiscal.
- Ações: Exibe o conjunto de ações que podem ser realizadas nas notas fiscais.
Para obter mais informações sobre os recursos presentes na coluna Ações, clique aqui.
Na tela Controle de nota fiscal, a coluna de Ações contém sete ícones para auxiliar no gerenciamento das notas fiscal. As funcionalidades desses ícones serão explicadas abaixo:
Ícone presente na coluna Ações da tela Controle de nota fiscal
Log’s: Permite acessar as informações do histórico da nota fiscal. Ao clicar, é exibido um pop-up com o resumo do último registro feito pelo Robô Jarvis de faturamento, referente ao status da transmissão da nota fiscal para a SEFAZ.
Ao clicar em Histórico completo, é exibido um novo pop-up com mais informações sobre a transmissão da nota fiscal, dividido em duas abas: Histórico de Log’s e Lista de protocolos.
Nessa aba, é possível visualizar todas as ocorrências relacionadas à transmissão da nota fiscal para a SEFAZ, com as informações apresentadas nas colunas Empresa, Ocorrência, Data da ocorrência e Usuário.
Nessa aba, é possível visualizar os protocolos de operação relacionados à nota fiscal, apresentados nas colunas Data, Protocolo, Tipo, Status, Mensagem e Método. Além disso, é possível atualizar protocolos pendentes clicando em Atualizar status último protocolo.
Documentos: Permite acessar os documentos e outras informações relacionadas à nota fiscal. Ao clicar, é exibido um pop-up com duas abas: Produtos, que apresenta detalhes como SKU, tributação e identificação do produto; e Financeiro, que exibe os registros das operações financeiras vinculadas à nota.
Reprocessar NF-e: Permite reprocessar notas fiscais que estejam com o status Pendente. Ao clicar, a nota é reenviada para a SEFAZ. Logo, o ícone Reprocessar NF-e não fica disponível quando o status do robô é Concluído, pois indica que a nota fiscal já foi transmitida com sucesso, não havendo necessidade de reprocessamento.
Carta de correção: Permite enviar à SEFAZ um pedido de correção para uma nota fiscal que contenha algum erro em suas informações. Ao clicar, é exibido um pop-up com os dados da nota fiscal e um campo de texto destinado ao preenchimento do conteúdo da carta de correção.
Cancelar: Permite realizar o cancelamento da operação ou da nota fiscal, conforme a opção selecionada pelo usuário. Se a opção selecionada for Operação todo o processo de pedido, separação e entrega será cancelado. No entanto, se a opção selecionada for Nota fiscal, apenas a comunicação com a SEFAZ é cancelada. O pedido e os produtos separados permanecem, porém com status restrito, podendo ser processados posteriormente na tela Pedidos restritos.
Atenção: Se já tiverem se passado 24 horas desde a emissão da nota fiscal, o cancelamento deverá ser realizado por meio de uma solicitação de Cancelamento extemporâneo.
Independente da opção selecionada, é obrigatório informar o motivo do cancelamento da nota fiscal, com no mínimo 15 caracteres. Além disso, após a confirmação, o status da nota fiscal será alterado para Cancelado.
Imprimir: Permite gerar um arquivo PDF com os documentos da nota fiscal, incluindo o DANFE e o boleto. Ao clicar, os arquivos são enviados para a tela Fila de impressão, onde é possível visualizar e baixar separadamente cada documento referente à nota fiscal desejada.
Reverter operação: Permite desfazer o processo de faturamento vinculado à nota fiscal, retornando o arquivo de separação do produto para sua pasta original. É utilizada quando o faturamento precisa ser corrigido ou reprocessado, possibilitando que o pedido volte à etapa anterior para novo processamento.
Por fim, sobre a tabela retornada após a consulta, existem dez ícones e um campo que realizam ações gerais na tabela:
Todos os botões presentes sobre a tabela na tela Controle de nota fiscal
Exportar para Excel: Ao clicar neste botão, o usuário pode exportar a tabela com as informações exibidas para um arquivo Excel.
Exportar para PDF: Ao clicar neste botão, o usuário pode exportar a tabela com as informações exibidas para um arquivo PDF.
Ocultar ou Exibir Colunas: Ao clicar neste botão, o usuário pode definir quais colunas da tabela deseja visualizar, ocultando ou exibindo as colunas conforme desejado.
Atualizar tabela: Ao clicar neste botão, a tabela é recarregada para atualizar os valores, caso algum item tenha sido adicionado enquanto a tela estava aberta.
Imprimir múltiplos: Permite gerar os arquivos PDF dos documentos das notas fiscais selecionadas, incluindo o DANFE e o Boleto.
Ao clicar, é exibido um checkbox ao lado das notas fiscais permitidas para impressão, ou seja, apenas aquelas que possuem o status Autorizada. Após a confirmação, os arquivos são enviados para a tela Fila de impressão, onde é possível visualizar e baixar separadamente cada documento referente à nota fiscal desejada.
Baixar múltiplos: Permite baixar os arquivos XML e DANFE dos documentos das notas fiscais selecionadas. Ao clicar, é exibido um checkbox ao lado das notas fiscais permitidas para download, ou seja, apenas aquelas que possuem o status Autorizada. Após a confirmação, será baixado um arquivo .ZIP contendo uma pasta principal organizada por empresa, dentro da qual as notas fiscais são separadas em subpastas por ano e mês.
Reexecutar faturamento dos pedidos disponíveis: Permite reexecutar o robô emissor fiscal para recarregar o processo de faturamento dos pedidos disponíveis. Após a confirmação, é exibido um pop-up com as informações referentes ao resultado da reexecução do processo.
Reexecutar consultada dos protocolos: Permite reexecutar o robô responsável pela consulta dos protocolos das notas fiscais. Após a confirmação, é exibido um pop-up com as informações referentes ao resultado da reexecução do processo.
Nunca atualizar: Permite definir o intervalo de tempo para que a tabela seja recarregada automaticamente, atualizando seus valores. Ou seja, é possível programar para que a funcionalidade do ícone Atualizar tabela seja executada de forma automática. As opções disponíveis são: Nunca atualizar, 10 segundos, 30 segundos, 1 minuto ou 2 minutos.
Atenção: Ao sair da tela Controle de nota fiscal, a opção escolhida será redefinida para o padrão Nunca atualizar. Além disso, essa definição é individual, ou seja, afeta apenas a sua sessão e não altera a tela de outros usuários que estejam acessando o sistema.
Limitar resultados: Ao preencher este campo, o usuário pode definir a quantidade de linhas que a tabela irá retornar por página da consulta. Quanto maior o número de linhas por página, menor será o número de páginas resultantes. As opções disponíveis são: Sem limite, 10 linhas, 25 linhas, 50 linhas ou 100 linhas.
Procurar: Ao preencher este campo, o usuário pode pesquisar por qualquer informação exibida na tabela, digitando o termo de busca. Essa função atua como um filtro rápido para a tabela, retornando os resultados da pesquisa instantaneamente sobre as linhas já visíveis de uma consulta feita anteriormente.
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