A tela Checklist no sistema Aglets ERP é utilizada para criar listas de informações (obrigatórias ou não) que devem ser preenchidas pelo solicitante ou pelo atendente para abrir ou finalizar um atendimento no CRM. A partir dela é possível cadastrar Checklists do tipo “Campo aberto” ou “Modelo”, e associá-los a um tipo de solicitação. Posteriormente, ao selecionar esse tipo de solicitação na criação do atendimento, o Checklist estará disponível na aba “Dados adicionais”.
Visão geral da tela Checklist
COMO ACESSAR A TELA CHECKLIST
No sistema da Aglets ERP, acesse CRM > Atendimento > Checklist, ou digite “Checklist” na barra de pesquisa no topo da página.
COMO CONSULTAR OS CHECKLISTS
Ao acessar a tela de Checklist, é possível consultar os checklists existentes no sistema utilizando o filtro disponível, que conta com um campo para auxiliar os usuários nas consultas. O campo do filtro é:
Todos os campos presentes no filtro da tela Checklist
- Descrição: Informe a descrição (nome) de um checklist pelo qual deseja filtrar.
Nenhum campo do filtro é obrigatório, permitindo que o usuário os preencha ou não. Caso nenhuma opção de um campo do filtro seja preenchida, o sistema retornará todas as opções disponíveis para o usuário.
Inicialmente, o filtro apresenta uma linha denominada Exibir Filtro. Ao clicar nela, todos os filtros são omitidos da página, mas reaparecem ao clicar novamente. Além disso, esta seção conta com três botões que realizam ações distintas sobre o filtro:
Todos os botões presentes em Exibir Filtro na tela Checklist
- 10 Linhas: Ao clicar neste botão, o usuário pode selecionar a quantidade de linhas que deseja visualizar na consulta. As opções disponíveis são: 10 Linhas, 50 Linhas, 100 Linhas, 1000 Linhas ou Todas as Linhas.
- Consultar: Ao clicar neste botão, a consulta é efetuada na página. Isso significa que todos os filtros selecionados pelo usuário serão aplicados à tabela de consulta, assim como a quantidade de linhas escolhida para visualização.
- Limpar Filtro: Ao clicar neste botão, todos os campos do filtro preenchidos pelo usuário serão limpos.
Após selecionar os filtros desejados, escolha a quantidade de linhas no campo denominado 10 linhas e clique em Consultar para realizar a consulta. A tela retornará as informações encontradas, exibindo os seguintes dados:
Retorno da consulta na tela Checklist
- Opções: Exibe o conjunto de ações que podem ser realizadas no checklist.
- Nome: Exibe o nome (descrição) do checklist.
- Quantidade de itens: Exibe quantos itens existem naquele checklist.
Para obter mais informações sobre os recursos presentes na coluna Opções, clique aqui.
Ainda na tela Checklist, a coluna de Opções contém dois ícones, cada um com diferentes funcionalidades, para auxiliar no gerenciamento dos checklists.
Todos os botões presentes na coluna Opções da tela Checklist
Editar: Essa funcionalidade tem como principal função permitir a alteração de determinadas informações de um checklist.
Excluir: Essa funcionalidade tem como principal função deletar os dados de um checklist.
No filtro da tela Checklist, está contido um recurso muito importantes para o gerenciamento dos checklists do sistema. A função desse recurso será explicada no próximo tópico.
Todos os botões presentes no filtro da tela Checklist
Por fim, sobre a tabela retornada após a consulta, existem três botões e um campo que realizam ações gerais na tabela:
Todos os botões presentes sobre a tabela na tela Checklist
- Exportar para Excel: Ao clicar neste botão, o usuário pode exportar a tabela com as informações exibidas para um arquivo Excel.
- Exportar para PDF: Ao clicar neste botão, o usuário pode exportar a tabela com as informações exibidas para um arquivo PDF.
- Ocultar ou Exibir Colunas: Ao clicar neste botão, o usuário pode definir quais colunas da tabela deseja visualizar, ocultando ou exibindo as colunas conforme desejado.
- Procurar: Ao preencher este campo, o usuário pode pesquisar por qualquer informação exibida na tabela, digitando o termo de busca. Esta função atua como um filtro rápido para a tabela, retornando os resultados da pesquisa instantaneamente sobre as linhas já visíveis de uma consulta feita anteriormente.
COMO CRIAR UM CHECKLIST
Para criar um checklist, clique em Novo:
Botão Novo na tela Checklist
Após isso, será exibido um pop-up para a criação de um checklist:
Pop-up de criação de um checklist na tela Checklist
- Nome: Preencha o nome (descrição) do checklist.
- Item: O checklist pode possuir vários itens associados a ele. Esses itens podem ser do tipo “Campo aberto” (sendo livre para preenchimento do usuário) ou “Modelo” (itens já prontos para associar ao atendimento).
Na parte de preenchimento do item, para facilitar na criação, eles estarão divididos em duas abas. Na aba “Campo aberto”, será necessário preencher os campos:
Aba “Campo aberto” no pop-up de criação de um checklist na tela Checklist
- Descrição: Preencha o nome (descrição) do item.
- Obrigatório: Selecione se o preenchimento do item será obrigatório ou não.
- Recebe valor: Selecione se o item será no formato de um checkbox (não recebe valor) ou de um campo aberto (recebe valor).
- PRE/POS: Selecione se aquele item será um pré-requisito ou um pós-requisito para preenchimento. O pré-requisito aparece ao criar o atendimento, e pode ser preenchido ou não (a depender se for obrigatório), que todas as informações essenciais estejam disponíveis desde o início do processo de atendimento. Já o pós-requisito, aparecerá somente depois que o atendimento já esta criado, também podendo ser preenchido ou não, a fim de garantir que o atendimento seja finalizado com as informações necessárias para sua conclusão. Para mais detalhes sobre PRE/POS, é possível utilizar o no botão (i) ao lado do campo.
Já na aba “Modelo”, será necessário preencher os campos:
Aba “Modelo” no pop-up de criação de um checklist na tela Checklist
- Modelo: Selecione o modelo do item dentre os já existentes.
- Obrigatório: Selecione se o preenchimento do item será obrigatório ou não.
- PRE/POS: Selecione se aquele item será um pré-requisito ou um pós-requisito para preenchimento. Para mais detalhes sobre PRE/POS, clique no botão (i) ao lado do campo.
Para associar o item ao checklist, clique no botão “+Novo”. Ao clicar no botão, os itens daquele checklist serão exibidos em uma tabela logo abaixo:
Tabela de itens no pop-up de criação de um checklist na tela Checklist
Com os itens criados e associados ao checklist, agora é só clicar no botão “Salvar novo” para criar o checklist!
Botão Salvar novo para criar um Checklist
COMO O CHECKLIST É UTILIZADO NO ATENDIMENTO
Para que o checklist seja utilizado no atendimento, é necessário vincular ele a um Tipo de solicitação. Na tela “Tipo solicitação”, você pode criar ou editar uma solicitação do tipo “Sintético”.
Pop-up de criação de um tipo de solicitação na tela Tipo solicitação
No campo “Checklist”, é preciso selecionar o checklist escolhido para associa-lo ao tipo de solicitação. Preencha o restante das informações e salve.
Na tela de “Atendimento”, ao criar um atendimento e selecionando um desses tipos de solicitação que possua um checklist associado, a aba “Dados Adicionais” será liberada para ser acessada e nela pode ser feito o preenchimento dos itens do checklist.
Pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Se os itens do checklist forem do tipo PRE e forem obrigatórios, precisam ser respondidos para que o atendimento seja efetivamente aberto.
Em um checklist podem existir dois tipos de itens: de campo aberto e modelo. Os itens de campo aberto, que são criados por um usuário do CRM, na tela de dados adicionais serão exibidos da seguinte maneira (cabe ao atendente e/ou o solicitante responder aos campos):
Checklist Campo aberto no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Os itens modelos são apresentados em quatro variações, sendo eles: “Associar notas fiscais de venda”, “Associar itens de notas fiscais de venda”, “Associar produtos avulsos”, e “Associar títulos”.
Para que seja possível associar um item modelo no modal de abertura de atendimento – além do tipo de solicitação estar associado ao checklist – é necessário que um cliente tenha sido selecionado, já que o modelo acessará os dados do cliente selecionado.
São apresentados na aba Dados Adicionais da seguinte maneira: com um botão “Associar” ao lado do nome do checklist.
Checklist Modelo no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Associando notas fiscais de venda
Ao selecionar um cliente e um tipo de solicitação que esteja relacionado a um checklist que contenha um item modelo “Associar notas fiscais de venda”, na aba Dados adicionais será exibido o checklist com o botão para associar as notas.
Clicando no botão “Associar” será aberta uma tabela com todas as notas do cliente, e para associar uma ou mais notas, basta clicar no botão “Buscar”, e selecionar, no checkbox à esquerda, a(s) nota(s) desejada(s) e clicar no botão “Salvar itens”.
Checklist Associar notas fiscais de venda no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Filtros:
Para facilitar a busca por uma nota, é possível filtrar pelo número e série da nota.
Associando itens de notas fiscais de venda
Ao selecionar um cliente, e um tipo de solicitação que esteja relacionado a um checklist que contenha um item modelo “Associar itens de notas fiscais de venda”, na aba Dados adicionais será exibido o checklist com o botão para associar os itens.
Checklist Modelo no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Clicando no botão “Associar”, será aberta uma tabela com todos os itens de nota do cliente onde será possível selecionar os itens e a quantidade dos itens a serem associados. É possível associar itens de notas diferentes no mesmo checklist. Para então relacionar os itens, basta clicar no botão “Salvar itens”.
Checklist Associar itens de notas fiscais de venda no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Filtros:
Para facilitar a busca por um item de nota, é possível filtrar pela marca, família e variação do item e número e série da nota.
Associando produtos avulsos
Ao selecionar um cliente e um tipo de solicitação que esteja relacionado a um checklist que contenha um item modelo “Associar produtos avulsos”, na aba Dados adicionais será exibido o checklist com o botão para associar os produtos.
Checklist Modelo no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Clicando no botão “Associar”, aparecerá um modal com a tabela do cadastro de produtos onde será possível selecionar os produtos de forma independente. Tendo selecionado os produtos, basta clicar no botão “Associar itens”.
Checklist Associar produtos avulsos no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Filtros:
Para facilitar a busca por produtos, é possível filtrar pelo nome do produto, marca, família, fornecedor, fabricante, grupo, linha, e também se o produto está ativo, ativo para venda, ativo para compra e revisado fiscal.
Associando títulos
Ao selecionar um cliente e um tipo de solicitação que esteja relacionado a um checklist que contenha um item modelo “Associar títulos”, na aba Dados adicionais será exibido o checklist com o botão para associar os produtos.
Checklist Modelo no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Clicando no botão “Associar”, uma tabela com os títulos do cliente será exibida e para associar um ou mais títulos, basta selecionar os itens desejados e clicar no botão “Associar títulos”.
Checklist Associar títulos no pop-up de criação de um atendimento na tela Atendimento
Filtros:
Para facilitar a busca por um título, é possível filtrar pela espécie, forma de pagamento, cobrador, título, valor, situação, tipo do título, tipo de data: Data Emissão, Data Pagamento, e Data Vencimento; e a partir de uma data, até outra data.
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