Para que serve a rotina de Gerar Cotação com CSV?
Essa rotina possui a ferramenta de importação de planilha com um arquivo CSV, isso é uma funcionalidade essencial em sistemas de gestão de vendas, projetada para simplificar e agilizar o processo de criação de cotações e pedidos.
Gerar Cotação com CSV é uma tela de gestão do sistema da Aglets Soluções, na qual é possível que os usuários carreguem dados de produtos de uma planilha CSV diretamente no sistema, seguindo um modelo pré-definido, ao contrário de inserir manualmente cada item.
Para acessar essa tela, digite “Gerar Cotação com CSV” no campo de busca no canto superior esquerdo da tela ou vá no menu lateral na aba Vende Fácil, depois em Vendas e, por fim, Gerar Cotação com CSV .
Preparando e carregando seu arquivo CSV
Para começar a criar uma cotação através de um arquivo CSV, acesse a funcionalidade “Gerar cotação com CSV” no portal. Esta opção pode ser encontrada através de uma busca direta no menu do sistema.
Cliente: Antes de carregar seu arquivo CSV, é necessário selecionar o cliente para quem a cotação será gerada. Utilize o campo de seleção “Cliente”, que mostra uma lista de clientes disponíveis. Depois, escolha o cliente desejado na lista suspensa.
Escolha do Arquivo: Clique em “Escolher Arquivo” para selecionar o arquivo CSV armazenado em seu dispositivo. Certifique-se também de que o arquivo segue o formato previamente especificado, o qual pode ser baixado ou visualizado clicando em “Modelo de CSV” na interface.
Formato do Arquivo: Após selecionar o arquivo, você precisa especificar o formato de separação dos dados dentro do arquivo CSV. As opções disponíveis são:
- Separado com vírgula (,): Use esta opção se os valores no seu CSV estiverem separados por vírgulas.
- Separado com ponto e vírgula (;): Use esta opção se os valores estiverem separados por ponto e vírgula.
- Separado com ponto e vírgula (;) e aspas (“): Escolha esta opção se além do ponto e vírgula, os valores também estiverem encapsulados por aspas duplas.
Processamento do Arquivo
Processar: Uma vez que o arquivo é selecionado e o formato de separação está definido, clique no botão “Processar” para carregar os dados do arquivo no sistema. Isso iniciará a importação dos dados e a subsequente visualização para mapeamento de campos e verificação.
Mapeamento das opções
Após carregar seu arquivo CSV, você precisará configurar e mapear os dados para garantir que a importação reflita corretamente as informações necessárias para criar uma cotação. Esta parte do manual detalha o processo de ajuste das opções de importação e mapeamento dos campos do CSV para os campos correspondentes no sistema.
Tipo de Pedido: Selecione o tipo de pedido adequado para a cotação que está sendo criada. Esse item tem que ser selecionado para dar sequência aos outros;
Origem: Especifique a origem dos produtos listados no CSV;
Tabela: Selecione qual tipo de tabela será utiliza de acordo com as condições de pagamento;
Condição de Pagamento: Escolha a condição de pagamento que será aplicada a esta cotação. Essa informação é essencial para definir os termos financeiros associados ao pedido.
Forma de Pagamento: Escolha a forma de pagamento que será aplicada ao pedido.
Coluna em que se encontra o produto: Indique qual coluna do CSV contém o identificador principal do produto. Esta configuração é crucial para garantir que cada produto seja corretamente mapeado e identificado no sistema.
Chave de Pesquisa: Este é um campo crucial que define como os produtos no CSV serão identificados no sistema. As opções incluem:
- EAN: Se os produtos são identificados pelo código de barra;
- Referência + variação + tipo: Utilize esta opção se os produtos são diferenciados por uma combinação de referência, variação e tipo.
- Código REFAB: Se os produtos são identificados por um código interno REFAB.
- Código Interno: Para produtos que utilizam um identificador interno específico do sistema.
Chave de Pesquisa Está Entre Algum Caractere: Esta opção permite especificar se a chave de pesquisa, como um código de produto ou EAN, está contida entre caracteres específicos dentro do CSV. Isso é útil para assegurar que o sistema reconheça corretamente a chave de pesquisa sem confundir com outros dados adjacentes.
- Não: Selecione esta opção se a chave de pesquisa não estiver encapsulada por caracteres adicionais.
- Entre (): Escolha esta opção se a chave de pesquisa estiver entre parênteses.
- Entre []: Utilize esta opção se a chave de pesquisa estiver entre colchetes.
- Entre {}: Selecione esta opção se a chave estiver entre chaves.
- Outro: Se a chave de pesquisa estiver entre outros caracteres não listados, escolha esta opção e você será solicitado a especificar quais são esses caracteres.
Se você selecionou “Outro” para a chave de pesquisa entre caracteres, uma caixa de texto adicional aparecerá onde você deve especificar exatamente entre quais caracteres a chave de pesquisa está encapsulada.
- Informe Entre Qual Caracter Está a Chave: Digite os caracteres que encapsulam a chave de pesquisa, como aspas, asteriscos, etc. Isso informará ao sistema exatamente como extrair a chave de pesquisa de cada entrada no CSV.
Processamento e Validação
Gerar Tabela: Após configurar todas as opções necessárias, clique no botão “Processar” para que o sistema execute a importação dos dados conforme as definições estabelecidas.
Cancelar: Se precisar ajustar qualquer configuração antes de finalizar o processo, você pode usar o botão “Cancelar” para interromper a importação e revisar as configurações.
Resultado da Importação
Após verificar e ajustar os dados para gerar a cotação, o próximo passo é verificar o resultado da importação.
Visualização dos Produtos Importados
Cabeçalho da Cotação: Após a importação e o mapeamento dos dados, a tela mostrará o cabeçalho da cotação, incluindo detalhes como tipo de pedido, empresa, tabela de preços, condições de pagamento, e forma de pagamento.
Lista de Produtos: Abaixo do cabeçalho, os produtos importados serão listados com detalhes como sequência, identificador do produto no CSV, descrição do produto no sistema, código EAN, tabela de preços, preço unitário, valor ST (Substituição Tributária), valor total e coluna de promoções.
Barra de Progresso de Importação
Buscando Imposto dos Produtos: Durante a importação, uma barra de progresso será exibida na tela, indicando que o sistema está processando o imposto sobre produtos (como o ICMS-ST). Esta barra serve para informar o usuário sobre o estado atual do processo de importação
Botões padrões da tabela
São botões padronizados para realizar operações com os dados da tabela:
O botão de planilha 
faz o download de um arquivo de planilha com todos os dados exibidos na tabela.
O botão de pdf 
faz um printscreen da tabela e gera um arquivo PDF para impressão.
O botão de visualização 
controla quais colunas serão ocultadas durante a consulta.
O campo de linhas 
controla o número de linhas exibidas em cada paginação da tabela.
O campo de procura 
encontra algum valor (textual ou numérico) entre os dados de todas as colunas conforme os itens formados os filtros.
Visualização da situação dos produtos
Ícones de Situação: Cada produto na lista possui um ícone que indica a situação do produto:
- Ícone Verde: Indica que o produto está válido e foi encontrado
Ícone Amarelo: Mostra que o produto está bloqueado comercialmente, com detalhes do bloqueio acessíveis ao clicar no ícone.
O ícone amarelo também indica que o produto não foi encontrado, e isso pode ter diversas razões, mas na maioria das vezes o código foi digitado incorretamente.
Exibição de Promoções
Se na guia de “Parâmetros Gerais” o campo “Tipo Promoção” estiver como Promoção Avançada e o produto possuir promoções avançadas, o sistema irá mostrar um campo novo chamado “Promoções”. Nele terá quantas promoções avançadas aquele produto possui disponível e irá mostrar quais são ao clicar nas mesmas.
Mas, se na guia de “Parâmetros Gerais” o campo “Tipo Promoção” estiver como Promoção Simples e o produto possui promoções simples, o sistema irá mostrar dois campos novos, sendo eles: “Quantidade Mínima” e “Valor total com promoção/verba” para que a cotação seja precisa.
Salvar cotação
Salvar Cotação: Após todos os ajustes e verificações, utilize o botão “Salvar Cotação” para finalizar o processo. Isso salvará a cotação e permitirá sua conversão em pedido.
Outras funcionalidades da tela
O sistema possui algumas funcionalidades que auxiliam no momento de analisar e verificar os produtos. A opção abaixo é para realizar a cópia da tabela com os dados
A opção abaixo permite que apenas os itens válidos para a cotação sejam filtrados, facilitando a visualização da situação dos produtos.
E a última opção é para filtrar apenas por produtos que não são válidos na tabela.
Mensagens de erro
Abaixo estão algumas mensagens do sistema em questão de alertas e validações. A imagem abaixo normalmente ocorre quando nenhum dos produtos do Excel foram encontrados na base de dados do sistema, sendo necessário verificar no sistema se os códigos utilizados existem e se o problema não está na formatação do Excel.
A mensagem abaixo normalmente ocorre quando o arquivo não está mais selecionado, isso pode ser algum erro de navegador e a melhor opção é selecionar o arquivo novamente.
As mensagens abaixo podem ocorrer por diversos motivos, sendo algum deles:
Formato de Separação Incorreto: O sistema espera um delimitador específico (como vírgula ou ponto e vírgula) para separar os campos dentro do arquivo CSV. Se o arquivo não estiver usando o delimitador configurado, o sistema não conseguirá processar corretamente os campos.
Solução: Verifique se o tipo de separação selecionado antes de processar o arquivo corresponde ao delimitador usado no arquivo CSV. Ajuste o tipo de separação nas opções de configuração e tente importar novamente.
Colocação Incorreta dos Produtos na Coluna: Se a coluna indicada para a localização dos produtos não contiver os identificadores corretos dos produtos (como o EAN ou código interno), o sistema falhará ao tentar mapear os produtos do CSV para os produtos no banco de dados.
Solução: Confirme se a coluna selecionada para o produto no arquivo CSV realmente contém os códigos corretos dos produtos. Se necessário, ajuste a coluna de configuração para a correta e tente novamente.
Formato de Arquivo Incompatível: O erro pode ocorrer se o arquivo CSV estiver corrompido ou se a extensão do arquivo não for compatível com o esperado pelo sistema.
Solução: Verifique se o arquivo CSV está intacto e não foi corrompido. Garanta que o arquivo esteja na extensão correta (.csv) e tente importá-lo novamente.
Codificação de Caracteres Inadequada: Problemas de codificação, como um arquivo CSV codificado em um formato não suportado pelo sistema, podem causar erros de leitura.
Solução: Verifique a codificação do arquivo (UTF-8 é geralmente a mais compatível) e ajuste se necessário antes de tentar a importação novamente.
Dados Incompletos ou Mal Formatados: Se o arquivo CSV contiver linhas incompletas, células vazias onde deveriam haver dados importantes, ou dados mal formatados que não correspondem ao esperado pelo sistema, isso pode impedir o processamento correto.
Solução: Revise o arquivo CSV para garantir que todos os dados estão completos e corretamente formatados conforme o modelo esperado pelo sistema.
Em caso de dúvidas ou mais informações, entre em contato com nosso suporte.